2026-10-20 · 外贸单证
外贸报价单怎么做？1 分钟出 PDF 报价单，客户确认后直接转 PI、合同、CI、PL
一份正式的外贸报价单，我们现在做只要 1 分钟。
出来的是 PDF，系统里留着记录，客户确认了，能直接往下走。
一、用 Excel 做报价单，一份要多久？
大多数外贸公司是这样做报价单的：
- 打开 Excel，找上次的报价单模板；
- 改客户名、改型号、改数量；
- 重新算单价、小计和总价；
- 另存为 PDF，发给客户。
一份下来，十几二十分钟。
过两天客户说数量改一下，再来一遍。
客户确认了，又要做 PI（形式发票）。再把报价单翻出来，一项一项抄过去。数量、单价、条款，抄的时候最容易出错。报价本身哪些地方容易算错，我之前写过一篇：外贸报价最容易算错的 8 个地方。
二、用单证系统：选客户、选产品、填数量
看看我们是怎么做的。
第 1 步：选客户
新建报价单，按公司名、联系人或国家搜客户，点一下选中。客户的抬头、地址、联系人自动带进报价单，不用再手打。
第 2 步：选产品
从产品库里挑型号，可以按发货仓库（中国工厂仓、各地海外仓）和产品类别筛选。单价按价格表自动带出来，量大的阶梯价也一起显示，不用再去翻价格表。
第 3 步：填数量
改一下数量，小计和合计自动算好。折扣、运费、保险单独一栏填，也会算进总价。
贸易条款（比如 EXW）、付款方式（比如 30% T/T 定金、70% 发货前付清）、交货期、币种、单据语言、报价有效期，都是预设好的，有需要再改。
点「出单」，PDF 报价单就出来了。1 分钟。
三、报价单存在系统里，客户改数量不用重做
这份报价单不是做完就扔在文件夹里。
它存在系统里，跟这个客户、这笔订单挂在一起。客户要改数量，打开原来那份改一下，重新出单就行。
四、客户确认后，一键生成 PI、合同、CI、PL
客户确认了，点一下，往下生成：
- PI（Proforma Invoice，形式发票）：看样张；
- 合同（Sales Contract）：看样张；
- CI（Commercial Invoice，商业发票）：看样张；
- PL（Packing List，装箱单）：看样张。
四份单据放在一起看：客户、型号、规格、数量、单价、合计 $5,013.08，一个字都不用重新敲。每份单据又多出它自己该有的东西：合同有质保和条款，CI 有 HS 编码和原产地，装箱单有件数、净重、毛重和体积。
右上角的 Reference 写着每份单据是从哪份来的：PI 来自报价单（QT），合同来自 PI，CI 来自合同，装箱单来自 CI。一单生意的单据，前后都对得上。
报价单不是做完就完了。它是一单生意的第一步，后面的每一步，都从它往下走。
常见问题
外贸报价单（Quotation）和形式发票（PI）有什么区别？
报价单是成交前给客户的价格方案；PI（Proforma Invoice，形式发票）是客户确认后出的预开发票，客户一般凭它付定金、办进口手续。两份单据大部分内容重合，所以从报价单直接生成 PI 最省事，也最不容易抄错。
客户确认报价后，能生成哪些外贸单据？
形式发票 PI、销售合同、商业发票 CI 和装箱单 PL。客户、型号、数量、单价和条款从报价单一路带下去，不用重新填；每份单据的 Reference 写着它是从哪份单据生成的。
报价单能出英文或其他语言吗？
能。单据语言和币种在报价单里直接选。
客户改了数量，要重新做一份报价单吗？
不用。打开原来那份报价单改数量，金额自动重算，再出一次 PDF 就行。
报价单能放产品图片吗？
能。勾选「报价单显示产品图片」，PDF 里每个型号会带上产品图。